En agosto pasado realizamos el primer taller abierto de GTD en Colombia al cual asistieron 31 personas de diferentes empresas y sectores. Algunas de estas personas pertenecen al sector de la tecnología, información y comunicaciones (TIC), el cual ha tenido una influencia muy particular de las metodologías ágiles como SCRUM.

En el afán de crear servicios y sobre todo de desarrollar software, la mayoría de empresas del sector TIC están capacitandose en metodologías ágiles que les permiten generar productos y servicios mucho más rápido.

Me atrevo a decir que estamos en un boom de estas metodologías, en especial de SCRUM así como hace unos 5 años todos querían certificarse como Profesional en Gerencia de Proyectos (PMP), hoy todos quieren tomar cursos de SCRUM y certificarse como SCRUM Master o Product Owner.

El taller de GTD incluye un seguimiento con el participante para ayudarle con la instalación e implementación de su sistema. Es así como en este seguimiento me encontré con que algunos participantes no veían como GTD les podría ayudar en un entorno Ágil, es decir en un entorno en que se hubiera implementado un marco de referencia como SCRUM. De hecho algunos me insinuaron que GTD iba en contravía de lo que Scrum o el Agilismo representaba.

A continuación explico por qué GTD no riñe en nada con los marcos de referencia del agilismo y en especial de SCRUM y cómo se convierte en una “herramienta” fundamental para que SCRUM realmente funcione en los equipos SCRUM.

Empecemos entonces entendiendo que es SCRUM, básicamente es un marco de referencia que nos permite crear productos y servicios, en especial de la industria de desarrollo de software, de una manera ágil, realizando de manera rápida e incremental entregas en el tiempo que el usuario final puede usar desde momentos tempranos y no tener que esperar mucho tiempo para hacer uso de aquel producto y/o servicio que ha concebido como proyecto.

SCRUM define en su marco de referencia roles, artefactos y eventos o reuniones que deben realizarse para permitir la inspección, adaptación y transparencia de todo el proceso lo que conlleva a realizar estas entregas tempranas en la medida que se va finalizando cada uno de los Sprint (que es básicamente el tiempo definido para realizar todo el proceso y cuya salida es un incremento de producto).

Adicional a todo el proceso existe un tema fundamental para SCRUM como para todo el entorno del agilismo, esto es, los valores que debe tener el equipo de personas que están trabajando por un objetivo común. Estos valores como lo son el foco, el compromiso, apertura y coraje son los que hacen realmente que el tema funcione ya que ellos llevan a que el equipo sea realmente autoorganizado.

Por otra parte, en mi concepto, una de las reuniones o eventos más relevante de SCRUM es el daily, una reunión donde cada miembro del equipo responde a tres preguntas en máximo 15 minutos; ¿qué hice ayer?, ¿qué voy a hacer hoy?, ¿cuáles obstáculos tengo?. Esta reunión, es la menos entendida por aquellos que aprenden SCRUM de forma que en las reuniones no solamente se contestan las preguntas, sino que además se intentan resolver los inconvenientes y es allí donde pierde todo sentido la metodología y lógicamente se toman más allá de los 15 minutos establecidos.

Siendo estrictos, en la reunión se contestan única y exclusivamente esas preguntas y luego el equipo las resuelve una vez terminado el daily.

Entonces, veamos estos dos aspectos en detalle de los que hemos hablado y que toman más relevancia en SCRUM y cómo estos se pueden apoyar en GTD, autoorganización y SCRUM daily.

¿Qué ayuda a cada miembro del equipo a ser autoorganizado?, ¿qué herramienta usar para que cada miembro del equipo apoye el objetivo general?, ¿quién asegura que terminado el daily cada miembro del equipo haga lo que tiene que hacer?, ¿cómo se asegura que terminado el daily cada miembro del equipo haga foco en su tarea?

Recordemos que SCRUM es un marco de referencia luego debemos apoyarnos en herramientas que nos lleven a ser más productivos, luego GTD es el mejor complemento para llevarlo a cabo. GTD permite a cada miembro del equipo de SCRUM estar en control y perspectiva y así poder cumplir con el objetivo de cada Sprint. Si una vez terminado el daily el equipo necesita foco para resolver lo que se ha manifestado en la reunión, entonces cada elemento presentado podrá hacer parte del sistema GTD de cada cual y así asegurar que se podrá resolver en el menor tiempo posible.

Si cada miembro del equipo, CAPTURA, CLARIFICA y ORGANIZA las salidas del daily entonces la velocidad de desarrollo del sprint será mucho mayor. Estas características de GTD le va a permitir al equipo ser autoorganizado y cumplir con el objetivo de cada sprint.

En definitiva, SCRUM proporciona un marco de referencia con actividades que deben realizarse para obtener mejores resultados en el desarrollo de productos y servicios pero no proporciona o recomienda mejores prácticas que permitan que cada miembro del equipo aporte de manera autoorganizada y con foco a las actividades que se deben cumplir, es aquí donde GTD es el complemento que hace que cada miembro del equipo permanezca en control y así aporte al objetivo que se ha planeado.